PPT 및 대규모 문서 파일에서 키워드 검색 자동화 봇 만들

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의견존중하는 문서 아티스트

1. 사용 상황

많은 PPT나 Word 문서(예: 정책 문서, 제품 가이드, 고객 사례 등)가 쌓여 있을 때, 특정 키워드를 포함한 파일과 내용을 찾아야 하는 경우가 있는데요, 특히, 파일 수가 많거나 키워드 검색이 여러 번 필요할 경우, 일일이 파일을 열고 Ctrl + F로 검색하는 과정은 매우 비효율적입니다.

이를 해결하기 위해 엑셀 VBA와 생성형 AI를 활용하여 키워드 검색 자동화 도구를 만들어 봤습니다.

2. 프롬프트 예시

생성형 AI에게 다음과 같은 요청을 통해 VBA 코드를 생성하도록 했어요.

아래 작업을 수행하는 엑셀 VBA 코드를 만들어줘.
1. 특정 폴더에 있는 PPT에서 지정한 단어가 포함된 파일의 정보를 정리.
2. PPT 폴더 위치: 윈도우 대화상자로 지정.
3. 찾을 키워드: Sheet1의 A열 참조 (1행은 제목으로 무시).
4. 새로운 시트에 보고서를 작성하며, 아래 항목을 포함:
- 키워드
- 파일명
- 포함된 페이지 (여러 개인 경우 콤마로 구분)
- 파일 타입 (확장자)

저는 보통 프롬프트는 수행 단계를 명확하게 설명해서 오류를 줄이기 위해서 엑셀에 아래와 같은 이미지의 프롬프트 작성 양식을 만들어서 사용해요. (이 내용을 캡쳐하거나 아니면 그대로 텍스트 복사해서 생성형AI에게 전달하면 잘 작동합니다.)

3. 사용 결과

엑셀에 찾고 싶은 키워드를 A열에 입력합니다. (여러 개의 키워드를 입력할 수도 있어요.)

* 문서 자동 검색기에 대한 코드는 생성형AI로 만들어서, 아래 이미지 처럼 붙여 넣었습니다.
(당연히 저도 코드가 무슨 의미인지는 몰라요ㅠ)

버튼을 누르면 윈도우 대화상자가 떠서 찾고싶은 파일들이 있는 폴더를 지정할 수 있도록 했어요.

검색을 하면 보고서가 새로운 시트에 자동으로 만들어 지고, 내가 찾으려는 키워드가 어떤 파일의 몇 페이지에 있는지 알려줍니다.

4. 응용

HR 자료 분석: 여러 문서에서 특정 사례(예: 징계 기준이나 사례)를 빠르게 추출
고객 대응: 클레임 사례 및 대응 가이드 문서에서 필요한 정보를 즉시 검색
교육 자료 준비: 제품 가이드나 정책 문서에서 필요한 항목을 검색 후 정리
기타 대규모 파일 검색: PPT 외에도 Word나 PDF 문서로 확장 가능

PDF를 검색하려면 adobe가 설치되어 있어야 하는 점 참고하세요.

생성형AI를 활용해서 엑셀 VBA 코딩이 자유롭게 되니까, MS Office에 대한 자동화 작업이 많이 수월해진것 같아요. 엑셀에서 VBA를 사용하려면 개발도구에서 VBA사용 설정을 미리 해줘야 하는데요 혹시 잘 모르시겠다면 그 방법도 생성형AI한테 물어보시면 될 것 같아요.

감사합니다.