회의록이나 긴 보고서를 AI로 요약할 때 결정사항, 담당자, 마감일을 빠뜨리지 않으려면 프롬프트를 어떻게 써야 하나요?
"요약해 줘" 대신 뽑을 항목(결정사항, 할 일, 담당자, 마감일)과 판정 규칙을 정해 주고, 항목마다 원문 줄 번호를 달게 하세요. 원문에 없는 담당자나 날짜는 "미정"으로 쓰라고 하면 AI가 지어내는 일을 줄일 수 있습니다. 처음이라면 회의 한 건은 통째로 넣고, 글 끝 템플릿을 그대로 쓰면 됩니다.
포텐스닷 라운지에서 OpenAI, Anthropic, Google의 공식 프롬프트 안내를 바탕으로 정리했으며, 2026년 10월 29일 기준입니다.
회의 녹취와 보고서 PDF는 넣기 전에 어떻게 다듬나요?
맨 위에 날짜와 참석자를 적고, 줄 번호를 붙인 뒤 군더더기만 지우면 됩니다. 결정이 담긴 생략형 말투는 지우지 말고 그대로 둡니다.
- 회사에서 쓸 수 있는 도구와 넣어도 되는 자료 범위를 보안 담당자에게 확인합니다. 작업은 회사 계정과 회사가 승인한 도구로만 합니다.
- 회의 날짜와 참석자, 역할을 맨 위에 적습니다. 화자 구분 없는 STT(음성을 자동으로 받아 적은 텍스트)에는 누가 말했는지가 빠져 있습니다. 명단이 없으면 AI가 담당자를 짐작할 수 있습니다. 회의 날짜를 적어 두면 "다음 주 금요일" 같은 말도 정확한 날짜로 바꿀 수 있습니다.
- 줄 번호를 붙입니다. 구글 시트나 엑셀에서 A열에 번호를, B열에 녹취를 한 줄씩 붙여 넣은 뒤 두 열을 함께 복사하면 됩니다.
- 추임새와 잡담만 지웁니다. "네네", "음", 점심 메뉴 이야기는 빼도 됩니다. "그럼 그렇게 하는 걸로 하죠", "김 대리님이 챙겨 주시고요" 같은 말은 남겨 두세요. 이런 생략형 존댓말로 결정이나 업무 배정이 나오기도 합니다.
- 보고서 PDF는 머리글, 바닥글, 목차를 지우되 쪽 표시는 남깁니다. 쪽이 바뀌는 곳에 "[p.12]"처럼 적어 두면 근거를 쪽 단위로 찾을 수 있습니다. 복사하다가 표가 깨지면 그 표만 시트로 옮겨 다시 붙이세요. 스캔본이라면 글자가 제대로 인식됐는지부터 봅니다.
다듬은 원문은 <document> 같은 태그로 감싸서 지시문과 나누세요. Anthropic은 XML 태그로 지시, 문서, 출력 형식을 나누면 모델이 각 부분을 더 정확히 구분하는 데 도움이 된다고 안내합니다.
통째로 넣을까요, 쪼개서 넣을까요?
회의 한 건 분량이면 통째로 넣고, 여러 회의를 묶거나 아주 긴 보고서를 다룰 때는 나눠서 뽑은 뒤 합치세요. 아래 기준은 공식 안내에 정해진 수치가 아니라 경험에서 나온 권장입니다.
| 상황 | 방식 | 이유 |
|---|---|---|
| 회의 녹취 한 건 | 통째로 한 번에 | 앞뒤 발언을 함께 보면 결정이 바뀐 대목을 잡아낼 수 있음 |
| 여러 차례 회의 묶음 | 회의별로 뽑은 뒤 통합 | 회의마다 날짜 기준이 달라 섞이면 마감일이 틀어질 수 있음 |
| 장이 여러 개인 긴 보고서 | 장별로 뽑은 뒤 통합 | 한 번에 다루는 분량을 줄여 항목을 하나씩 확인할 수 있음 |
| 답변 뒤쪽에서 표 행이 눈에 띄게 줄 때 | 그 문서도 쪼개서 다시 뽑기 | 뒷부분을 놓쳤을 수 있음 |
쪼갤 때는 Google이 안내하는 프롬프트 체인 방식처럼 복잡한 작업을 단계로 나눕니다. 1단계에서는 조각마다 결정과 할 일을 줄 번호와 함께 표로 뽑습니다. 2단계에서는 그 표들만 모아 넣고 "같은 업무는 합치고, 내용이 충돌하면 '확인 필요'로 표시하고 두 내용을 모두 적어 줘"라고 요청합니다.
AI가 없던 내용을 지어냈는지 어떻게 확인하나요?
표의 모든 행에 달린 근거 줄 번호와 인용문을 원문에서 찾아 맞춰 보고, 특히 담당자와 마감일 칸을 먼저 확인하세요. 인용문이 원문에서 검색되지 않는 행은 지어낸 것일 수 있으니 원문을 직접 읽고 고치거나 지웁니다.
- 인용문 몇 글자를 원문 파일에서 Ctrl+F로 검색합니다.
- 담당자 이름과 날짜가 인용문 안에 실제로 있는지 봅니다. 말한 사람을 담당자로 착각하는 것은 생길 수 있는 실수입니다.
- 결정사항 행도 인용문이 "검토해 보죠" 같은 미확정 표현은 아닌지 확인합니다.
- "미정"이 여러 개 나와도 이상한 일이 아닙니다. 회의에서 정하지 않았다는 뜻이니 후속 연락에서 물어보면 됩니다.
- 새 대화창에 원문과 표를 함께 넣고 "원문에 근거가 없는 행만 골라 줘"라고 한 번 더 묻습니다.
확인을 마친 표는 시트나 팀 메일 본문에 그대로 붙여 넣으면 됩니다. API로 자동화한다면 OpenAI의 Structured Outputs(정해 둔 JSON 구조를 지켜 답하게 하는 기능)를 쓸 수 있습니다. Google은 구조화된 출력이 비정형 텍스트에서 이름, 날짜 같은 정보를 뽑는 데 적합하다고 안내합니다. 모델이 써 준 스키마 코드는 공식 문서와 대조한 뒤 적용하세요.
통째로 복사하는 템플릿
아래 <document>는 회의록(또는 보고서)이다. 요약이 아니라 추출을 해 줘.
[기준 정보]
회의 날짜: 2026-10-26(월)
참석자와 역할: 박 팀장(기획), 김 대리(디자인), 이 매니저(영업)
[규칙]
1. 원문에 있는 내용만 쓴다. 담당자나 마감일이 없으면 "미정"으로 쓴다.
2. "하는 걸로 하죠", "그렇게 가시죠", "챙겨 주세요"는 확정으로 본다.
3. "검토해 보죠", "한번 생각해 보고요"는 확정이 아니다. 미결 사항으로 분류한다.
4. 발언자를 담당자로 추정하지 않는다. 맡는다는 말이 있을 때만 담당자로 쓴다.
5. 상대 날짜는 회의 날짜 기준으로 바꾸고, 원문 표현을 괄호에 남긴다.
6. 모든 행에 원문 줄 번호(또는 쪽)와 짧은 인용문을 단다.
7. 내용이 충돌하면 "확인 필요"로 쓰고 두 내용을 모두 적는다.
[출력]
1) 결정사항 표: 번호 | 결정 | 근거 줄 | 인용문
2) 할 일 표: 번호 | 업무 | 담당자 | 마감일 | 근거 줄 | 인용문
3) 미결 사항과 확인 필요 목록
<document>
(줄 번호를 붙인 원문)
</document>