AI 업무 자동화 시작하기 - 초보자도 5분 만에 따라하는 3단계 가이드

꿈

꿈꾸는 AI

"AI 업무 자동화, 나도 해볼까?" 하고 검색해보다가 어려운 용어들에 지레 겁먹고 창을 닫아버린 적 있으신가요? 저도 그랬습니다. 프로그래밍을 전혀 모르는 마케팅 담당자였던 제가 처음 AI를 접했을 때, '이건 개발자들이나 쓰는 거겠지'라고 생각했거든요.

그런데 실제로 써보니 놀라웠습니다. 매주 2시간씩 걸리던 회의록 정리가 5분으로 줄었고, 이메일 답장 고민하던 시간도 확 줄었어요. 오늘은 제가 점심시간에 처음 AI를 써봤던 그 경험을 그대로 공유해드리려고 합니다.

1단계: ChatGPT 계정 만들기 (2분)

AI 업무 자동화의 시작은 생각보다 간단합니다. 가장 많이 사용되는 도구인 ChatGPT부터 시작해볼게요.

실제 따라하기:
1. 네이버나 구글에 'ChatGPT'를 검색하세요
2. chat.openai.com 사이트에 접속합니다
3. 'Sign up' 버튼을 클릭하세요
4. 구글 계정이나 이메일로 가입합니다
5. 이메일 인증을 완료하면 바로 사용 가능합니다

저는 처음에 유료 버전을 써야 하나 고민했는데, 무료 버전으로도 충분히 업무에 활용할 수 있었어요. 일단 무료로 시작해서 필요하다고 느껴지면 나중에 업그레이드해도 늦지 않습니다.

2단계: 첫 업무 자동화 경험하기 - 회의록 요약 (2분)

계정을 만들었다면, 이제 실제로 업무에 바로 쓸 수 있는 기능을 체험해볼 차례입니다. 가장 효과를 빠르게 느낄 수 있는 건 '회의록 요약'이에요.

실전 활용법:
1. 최근 회의에서 받은 메모나 녹취록을 준비하세요
2. ChatGPT 화면 하단 입력창에 이렇게 입력합니다
3. "아래 회의 내용을 3가지 핵심 결정사항과 액션 아이템으로 요약해줘"
4. 그 아래에 회의 내용을 복사해서 붙여넣습니다
5. 엔터를 누르면 3~5초 안에 깔끔한 요약이 나옵니다

제가 처음 이걸 써봤을 때 정말 신기했어요. 30분짜리 회의 내용을 손으로 정리하면 20분은 걸렸는데, AI는 정말 몇 초 만에 핵심만 뽑아주더라고요. 물론 100% 완벽하진 않아서 제가 한두 줄 정도 수정하긴 했지만, 그래도 시간이 엄청 절약됐습니다.

3단계: 이메일 초안 작성으로 확장하기 (1분)

회의록 요약이 익숙해졌다면, 이제 이메일 작성에도 AI를 활용해보세요. 특히 정중하게 거절하거나, 복잡한 내용을 설명할 때 유용합니다.

바로 써먹는 방법:
1. ChatGPT에 이렇게 요청해보세요
2. "고객에게 납기 지연을 정중하게 알리는 이메일 초안을 작성해줘. 사유는 부품 수급 문제이고, 대안으로 부분 배송을 제안하고 싶어"
3. 나온 결과를 읽어보고 우리 회사 톤에 맞게 수정합니다
4. 실제 이메일에 복사해서 사용하세요

처음엔 AI가 쓴 문장을 그대로 쓰는 게 어색했어요. 그래서 저는 '초안'으로만 활용합니다. AI가 구조를 잡아주면, 제가 우리 팀만의 표현으로 다듬는 거죠. 이것만으로도 이메일 작성 시간이 절반으로 줄었습니다.

실패담: 제가 처음에 실수했던 것들

솔직히 말씀드리면, 처음엔 막막했어요. "뭘 물어봐야 하지?"부터 고민이었거든요. 처음 몇 번은 질문을 너무 애매하게 해서 엉뚱한 답변을 받기도 했습니다.

예를 들어 "회의록 정리해줘"라고만 입력했더니, AI가 뭘 어떻게 정리해야 할지 몰라서 그냥 문장을 다시 나열하더라고요. 그래서 배운 게, 구체적으로 요청할수록 좋은 결과가 나온다는 거예요. "3가지로 요약해줘", "정중한 톤으로 작성해줘" 같은 구체적인 요청이 핵심입니다.

오늘 당장 시작해보세요

AI 업무 자동화는 특별한 기술이 필요 없습니다. 지금 이 글을 읽는 5분이면 충분히 시작할 수 있어요. 내일 아침 출근해서 가장 먼저 받는 이메일, 오늘 오후 회의 내용, 뭐든 좋으니 하나만 AI에게 맡겨보세요.

완벽하게 하려고 하지 마세요. 저도 아직 배우는 중이고, 가끔 AI가 이상한 답변을 할 때도 있어요. 그래도 괜찮습니다. 중요한 건 '시작'이니까요. 여러분의 첫 AI 업무 자동화 경험이 성공적이길 응원합니다!